Politica de tratamiento de datos personales

1. OBJETIVO

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso y supresión de los datos personales tratados por La Alcaldía Municipal de Acacias Meta.

2. ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de la Alcaldía Municipal de Acacias Meta, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.Alcaldía Municipal de Acacias Meta.

3. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para la Alcaldía Municipal de Acacias Meta

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Alcaldía Municipal de Acacias Metaentidad p6uacute;blica identificada con el NIT 892001457-3, con domicilio principal en la Cra. 14 No 13 – 30 Barrio Centro de la ciudad de Acacias Meta, República de Colombia. Página www.acacias.gov.co Teléfono (8) 6563999 en la ciudad de Acacias Meta.

5. DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA APLICABLE

El tratamiento que realizará La Alcaldía Municipal de Acacias Metacon la información personal será el siguiente:

Dato personal:Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos

Dato público:Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado:Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.

Dato privado:Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.

Dato sensibles:Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.

Autorización:Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.

Base de datos:Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.

Encargado del tratamiento:Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.

Responsable del tratamiento:Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.

Titular:Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad:Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.

Transferencia:Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.

6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que realizará La Alcaldía Municipal de Acacias Metacon la información personal será el siguiente:

• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos, denuncia y sugerencias).

• Contactar al Titular a través de medios telefónicos y electrónicos, para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la mejora o la prestación de servicios.

• Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con mejoras de los trámites y servicios de la entidad.

• Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones tributarias con la entidad.

• Hacer seguimiento y gestión de los Usuarios registrados en los Servicios Ciudadanos Digitales para asegurar la adecuada prestación de los trámites y servicios.

• Verificar el cumplimiento de requisitos de los interesados en los certificados y constancias expedidos por la entidad.

• Analítica de datos para toma de decisiones, identificación de necesidades y oportunidades de mejora en los procesos propios de la gestión pública.

• Realizar captura de imágenes por Circuito Cerrado de Televisión para garantizar la seguridad de las personas y los bienes de la entidad.

• Las demás que se deriven de su objeto y obligaciones establecidas en el Decreto 1413 de 2017.

7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades:

• Captura de imágenes por sistema de vigilancia para garantizar la seguridad de las personas y los bienes de la entidad.

• Recolección, uso restringido y almacenamiento de datos médicos y de salud de los trabajadores para promover y mantener el más alto grado de bienestar físico, mental y social de los mismos.

• Datos de hijos de trabajadores para afiliación como beneficiarios a servicios de salud, caja de compensación familiar, y acceder a los beneficios del plan de bienestar institucional.

• Toma de imágenes de menores de edad haciendo uso de los servicios y participando de las actividades de la entidad, las cuales serán publicadas en los medios digitales de la Alcaldía.

• Datos de Usuarios menores de edad que acceden a los Servicios Ciudadanos Digitales.

Los datos de menores de edad son recolectados mediante autorización del representante legal, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que es valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

El tratamiento de datos personales de menores de edad se realiza cumpliendo la normativa, respetando el interés superior de los menores y asegurando el respeto de sus derechos fundamentales.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

• Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

• Solicitar la actualización y rectificación de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.

• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

• Estos derechos los podré ejercer a través de los canales o medios dispuestos por La Alcaldía Municipal de Acacias Meta para la atención al público, la línea de atención gratuita 018000112996, el correo electrínico contactenos@acacias.gov.co y las oficinas del área de correspondencia ubicada en la dirección Cra 16 # 12- 04 Barrio el Centro, de lunes a viernes de 7:00 a.m.-12:00 m y 2:00 p.m.- 5:00 p.m., la información puede ser consultada en www.acacias.gov.co, para la atención de requerimientos relacionados con el tratamiento de mis datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados en esta autorización. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

9. ATENCIóN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La secretaria administrativa y financiera a través de su proceso de correspondencia es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

La administración municipal tiene dispuestos para recibir y atender las peticiones, consultas y reclamos los siguientes canales: Vía Telefónica, (6574632 - 6574633 - 6574634 - 6574635 - 6569061 – 6569939 - 018000 112 996); página web www.acacias.gov.co; Aplicacióón Móvil y presencialmente en la Cra 16 # 12- 04 Barrio el Centro en la oficina de correspondencia de lunes a viernes de 7:00 a.m.-12:00 m y 2:00 p.m.-5:00 p.m.

10. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, La Alcaldía de Acacias Meta presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos

• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),

• Medios para recibir respuesta a su solicitud,

• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)

• Firma (si aplica) y número de identificación.

• El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la Alcaldía de Acacias, Meta informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegada para la Protección de Datos Personales-.

11. VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 24 de junio de 2019. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

12. NOTIFICACIÓN DE CAMBIOS EN LA POLÍTICA

Cualquier cambio o modificación que se realice a esta Política será notificado a través de la página web de la Alcaldía Municipal de Acacias Meta www.acacias.gov.co.